Làm thế nào để giúp nhân viên chuyển sang mô hình làm việc ABW?

Chúng tôi giúp nhân viên chuyển đổi sang mô hình làm việc ABW như thế nào?

Làm việc dựa trên hoạt động (ABW), còn được gọi là Làm việc linh hoạt, là một phương pháp hiện đại trong thiết kế không gian làm việc cho phép nhân viên làm việc ở đâu, khi nào và theo cách phù hợp nhất với họ. Trong mô hình ABW (Account-Based Working), thiết kế không gian làm việc đã trải qua những thay đổi đáng kể so với mô hình văn phòng truyền thống, với việc giảm số lượng bàn làm việc cố định và tăng số lượng không gian chức năng đa dạng, phù hợp nhất với hoạt động của từng nhân viên.

Nghiên cứu để hiểu nhu cầu và thiết kế lại nơi làm việc

Thiết kế không gian làm việc đáp ứng nhu cầu và hoạt động của người sử dụng là rất quan trọng để cải thiện môi trường làm việc và sự hài lòng của nhân viên. Để tạo ra một không gian làm việc ABW hiệu quả, điều cần thiết là phải hiểu rõ các đặc điểm và yêu cầu cụ thể của công việc cũng như nhu cầu của nhân viên.

Để hiểu rõ hơn về khách hàng và nhân viên của mình, nhiều tổ chức đã chuyển sang khảo sát nơi làm việc.

Ví dụ, ADP đã triển khai Khảo sát Chỉ số Nơi làm việc để hiểu hiệu suất của văn phòng hiện tại và trải nghiệm của nhân viên trong không gian làm việc đó. Khảo sát này giúp các tổ chức thu được những hiểu biết có giá trị về các lĩnh vực cần cải thiện và giúp định hướng cho việc phát triển một không gian làm việc mới tập trung vào việc nâng cao trải nghiệm của nhân viên.

 

Khi thiết kế không gian làm việc ABW, điều quan trọng là phải xem xét các yêu cầu công việc của nhân viên. Điều này có nghĩa là không gian làm việc nên được thiết kế theo cách hỗ trợ các hoạt động cụ thể của nhân viên. Ví dụ, một tổ chức có đội ngũ bán hàng có thể hưởng lợi từ phong cách làm việc ABW linh hoạt hơn, với nhân viên được trang bị máy tính xách tay và làm việc từ nhiều địa điểm khác nhau, trong khi một tổ chức có bộ phận nghiên cứu và phát triển có thể cần không gian có cấu trúc hơn để thử nghiệm và tạo mẫu. Hiểu được nhu cầu và sở thích của nhân viên cũng rất cần thiết để xác định mức độ phù hợp của phong cách làm việc ABW. Một số nhân viên có thể thích làm việc trong không gian yên tĩnh hơn để tập trung vào công việc, trong khi những người khác có thể thích môi trường xã hội hơn để làm việc cộng tác. Cung cấp cho nhân viên tùy chọn lựa chọn môi trường phù hợp nhất với họ có thể cải thiện sự gắn kết, sự hài lòng và năng suất của nhân viên. Ví dụ, nếu công việc yêu cầu sự hợp tác, không gian làm việc nên tạo điều kiện thuận lợi cho làm việc nhóm và giao tiếp. Mặt khác, nếu công việc mang tính cá nhân cao hơn, nhân viên nên được cung cấp không gian làm việc riêng tư để giúp họ tập trung và chú ý.

Khảo sát Chỉ số Nơi làm việc của ADP cũng làm sáng tỏ những sở thích của nhân viên. Thông tin này có thể được sử dụng để tạo ra một không gian làm việc linh hoạt đáp ứng nhu cầu cụ thể của nhân viên, từ đó có thể dẫn đến sự hài lòng và năng suất công việc cao hơn. Khảo sát cho thấy nhân viên thích nhiều ánh sáng tự nhiên hơn, ghế thoải mái hơn hoặc một mức độ tiếng ồn nhất định. Việc xem xét những sở thích này có thể dẫn đến một môi trường ABW tốt hơn và hiệu quả hơn.

Thay đổi tư duy

Tuy nhiên, để hoàn toàn áp dụng ABW, điều cần thiết là phải thay đổi tư duy của cả nhà tuyển dụng và người lao động. Thách thức lớn nhất khi chuyển sang môi trường làm việc ABW là sự thay đổi tư duy. Văn hóa làm việc truyền thống yêu cầu nhân viên làm việc tại một địa điểm cố định, với giờ giấc cố định và một bộ trách nhiệm cố định. Mặt khác, ABW cho phép nhân viên làm việc ở bất cứ nơi nào họ làm việc hiệu quả nhất, với giờ giấc linh hoạt và một bộ trách nhiệm năng động.

Sự thay đổi này có thể khó khăn cho cả nhân viên và lãnh đạo, những người có thể đã quen với văn hóa làm việc truyền thống.

 

Một thách thức khác khi chuyển đổi sang môi trường làm việc linh hoạt (ABW) là tạo ra một môi trường khuyến khích sự hợp tác và giao tiếp. Trong môi trường làm việc ABW, nhân viên có thể không có bàn làm việc hoặc không gian làm việc cố định, điều này có thể gây khó khăn cho họ trong việc thiết lập mối quan hệ với đồng nghiệp. Lãnh đạo cần tạo ra một môi trường thúc đẩy sự hợp tác, chẳng hạn như thiết lập không gian làm việc chung hoặc tổ chức các cuộc họp nhóm thường xuyên.

Việc thiếu kiểm soát và giám sát cũng có thể là một thách thức đối với một số lãnh đạo. Trong môi trường làm việc ABW, lãnh đạo cần tin tưởng nhân viên của mình đểLàm việc độc lập và chịu trách nhiệm về công việc của chính mình. Điều này đòi hỏi sự thay đổi trong phong cách lãnh đạo, từ phong cách dựa trên sự kiểm soát và giám sát sang phong cách dựa trên sự tin tưởng và trao quyền. Thay đổi tư duy và thiết kế không gian cũng song hành với nhau khi triển khai ABW. Trách nhiệm thích ứng với môi trường làm việc đang thay đổi chủ yếu đặt lên vai những người làm việc trong không gian đó, điều này có nghĩa là thay đổi tư duy là một phần quan trọng của sự thay đổi. Tuy nhiên, điều cần thiết là phải lưu ý rằng thành công trong môi trường làm việc tương lai phụ thuộc vào sự cân bằng giữa con người và không gian, cùng nhau thích ứng và phát triển. Thay vì coi không gian là tĩnh, cơ hội nằm ở việc nhìn nhận nó như một không gian linh hoạt, nhanh nhẹn và dễ thích ứng.

Công nghệ đã được triển khai

Việc triển khai công nghệ trong môi trường làm việc ABW là rất quan trọng đối với sự thành công của nó. Nó cho phép nhân viên làm việc liền mạch từ bất cứ đâu, bất cứ lúc nào, bằng nhiều thiết bị khác nhau.

Dưới đây là một số cách thức có thể ứng dụng công nghệ trong môi trường làm việc ABW:

 

ABW là một chiến lược thiết kế hỗ trợ tính linh hoạt và tự chủ, nhưng điều quan trọng là phải lựa chọn mức độ phù hợp của phong cách làm việc ABW dựa trên bản chất công việc, đặc điểm của bộ phận và nhu cầu của nhân viên. Bằng cách cung cấp cho nhân viên những công cụ cần thiết để làm việc hiệu quả, các nhà lãnh đạo có thể đảm bảo rằng môi trường làm việc ABW của họ thành công và năng suất.